Informatie over a3

A3 is een methodiek voor managementsturing met behulp van jaarplannen. Werken met de A3 methode helpt om focus en samenhang aan te brengen. De effectiviteit van de organisatie is hier in belangrijke mate mee gediend. Dat geldt zowel voor de organisatie als geheel, als voor alle onderdelen binnen de organisatie.

In de basis is de A3 methode niets meer of minder dan een werkwijze om te komen tot een gezamenlijk plan en de uitvoering daarvan te begeleiden. Leidend in het A3 jaarplan zijn de missie en visie en de centraal én decentraal geformuleerde succesbepalende factoren. Door frequent de voortgang met elkaar te bespreken, wordt inzichtelijk wat de status is, of en hoe alle resultaten (gedefinieerd in SMART-termen) worden behaald en of bijstelling van de afgesproken acties nodig is.

De vorm van één A3 papierformaat dwingt om stil te staan bij de zaken die er écht toe doen. Een A3 tje laat immers geen ruimte voor uitgebreide betogen, maar vraagt om meetbare resultaten en concrete acties die daarvoor benodigd zijn. Acties moeten eigenlijk afvinkbaar zijn: gedaan of niet gedaan. De A3 methode zorgt er dus voor dat zowel directie, afdeling als team zich moet focussen op de essentie.

In de praktijk bestaat de A3 methode uit drie onderdelen:

• het A3 jaarplan,
• het A3 managementgesprek
• en A3 digitaal.

A3 jaarplan Kenmerkend is dat de kern van het jaarplan wordt weergegeven in een overzichtelijk en beknopt A3 model. Hierop staan negen aandachtsgebieden vermeld. De aandachtsgebieden zijn op hun beurt verdeeld in resultaatgebieden voor de verschillende groepen belanghebbenden en organisatiegebieden (welke acties moeten we daarvoor gaan verrichten). De rode draden vanuit missie, visie, succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en bijbehorende acties worden in één oogopslag in samenhang weergegeven. Op het A3 format kan ook aan het eind van het jaar eenvoudig de balans opgemaakt worden: wat hebben we wel en wat hebben we niet gehaald.

Meer focus en bezieling, minder papier...

Het A3 jaarplan zorgt voor:

• Focus op essentie
• Een overzichtelijke agenda voor het komende jaar
• Meer planmatig werken
• Samenhang tussen beoogde resultaten en acties
• Één managementtaal
• Een participatieve totstandkoming
• Commitment
• Meer inspirerende dialogen over de voortgang
• En last but not least: actuele én relevante stuurinformatie

De volgorde van de 9 genummerde blokken symboliseert de methodische manier van werken:

1. Je formuleert vanuit je leiderschap een heldere koers → (1 Leiderschap)
2. en legt dat vast in duidelijke en praktische plannen → (2 Strategie en beleid)
3. die richtlijn zijn voor de inzet en coaching van medewerkers → (3 Management van Medewerkers)
4. die goed toegerust → (4 Management van middelen)
5. hun werk conform de afspraken → (5 Management van processen)
6. hun werk kunnen doen. De activiteiten zijn klantgericht → (6 Klanten en partners)
7. en bij een betrokken klant zijn tevreden medewerkers een resultaat. → (7 medewerkers)
8. Klanten en medewerkers zijn gericht op een goede uitstraling en toegevoegde waarde aan de maatschappij → (8 Maatschappij).
9. Dat heeft tenslotte effect op het eindresultaat dat je verantwoordt aan je directie of bestuur → (9 Bestuur en financiers).

De vakken leiderschap (1), management van processen (5) en bestuur en financiers (9) zijn het grootst, want ze zijn dominant: leiderschap stuwt verandering en verbetering, management van processen vormt de kwaliteit van je werk en uiteindelijk gaat het om het eindresultaat.
(2) (3) en (4) zijn je interventies om vanuit leiderschap je werkprocessen vorm te geven en te benutten.
(6) (7) en (8) zijn voorwaardelijke resultaten voor je eindresultaat(9).

A3 Managementgesprekken

Het A3 managementgesprek is misschien wel het meest cruciale onderdeel van het werken met de A3 methode. In dit gesprek tussen twee managementlagen of met de afdeling of team wordt op open wijze besproken of het team op koers ligt met het behalen van haar resultaten. De agenda voor dit gesprek betreft vijf thema’s:

1. Wat zijn nieuwe ontwikkelingen met consequenties voor het A3 jaarplan?
2. Welke zijn de bereikte (top 3) successen uit het A3 jaarplan?
3. Welke (top 3) aandachtspunten zijn er voor de komende periode?
4. Welke aandacht hebben wij besteed aan onze waarden?
5. Wat zijn de concrete vervolgafspraken, zodat wij ons plan kunnen realiseren?

Goede feedback is leren en inspireren...

In het gesprek komt niet alleen het ‘wat’ aan de orde, maar ook het ‘hoe’. Dit betekent dat in onze werkwijze twee benaderingen voor sturing hier bij elkaar komen: planning & control en leiderschap. Bepaalt het A3 jaarplan voornamelijk welke resultaten moeten worden bereikt en welke acties moeten worden uitgevoerd, het leiderschap betreft ‘hoe’ dat wordt bereikt. Door de intensieve dialoog en de betrokkenheid wordt het commitment aan de gemaakte afspraken versterkt. De agendapunten geven richting aan de dialoog en worden door de eigenaar van het betreffende A3 jaarplan voorgesteld en gezamenlijk vastgesteld. Op deze wijze wordt maximaal gebruik gemaakt van de ervaring uit de praktijk.

Het sterke advies luidt dan ook om 3 managementgesprekken per jaar te houden:

• in januari om het plan voor het nieuwe jaar te bespreken,
• in juni om te bekijken of de uitvoering op koers ligt
• in oktober om én terug én alvast vooruit te blikken naar het volgende jaar.

A3 digitaal

A3 digitaal is de webapplicatie die het werken met de A3 methode ondersteunt.

Webapplicatie maakt A3 overal voor iedereen bereikbaar...

Met A3 digitaal kunt u op een eenvoudige manier: gezamelijk uw jaarplannen samenstellen de voortgang gedurende het jaar vastleggen de samenhang tussen doelen en acties visualiseren de focus voor de A3 gesprekken bepalen

En dankzij de A3 methodiek staan al uw belangrijke veranderdoelen overzichtelijk op één "A3-tje"!

Het ingebouwde template van A3 digitaal helpt u het jaarplan in te vullen volgens de door de A3 methodiek geadviseerde volgorde:

1. Alles begint met de missie
2. Vanuit de missie bepaalt u de visie
3. De succesbepalende factoren worden gekoppeld aan een resultaatgebied (=kleur!)
4. De prestatie-indicatoren kunnen gekoppeld worden aan een SBF
5. Acties kunnen gekoppeld worden aan een prestatie-indicator

Hoe maak je een A3

1. Voorbereiding van de sessie
   Voor een jaarplansessie A3, nodigt de (afdelings)manager alle betrokkenen bij het A3 jaarplan uit voor een jaarplansessie (1/2 tot een hele dag). Vaak zijn de deelnemers een aantal medewerkers uit de afdeling of het team, met een sleutelpositie en/of interesse in het meedenken met het jaarplan. Ter voorbereiding neemt iedereen een overzicht met de belangrijkste prioriteiten en eventueel projecten voor het komende jaar mee. In A3 digitaal is het lege (afdelings)plan voor het betreffende jaar klaargezet. Voorafgaand aan de werksessie zorg je dat in de vakken links bovenaan de missie en de visie van de organisatie zijn ingevuld, aangevuld met eventueel een beschrijving van eigen missie en visie van de afdeling. Voorafgaand aan de afdelingsplannen is er een concernkader, van waaruit verplichte onderdelen voor alle afdelingen zijn ingezet. En voor teamplannen kunnen er vanuit een afdelingsplan ook verplichte onderdelen worden doorgezet.

2. Formuleer Succesbepalende Factoren (SBF’en of speerpunten)
   Brainstorm met de groep over (herijking van de) SBF’en. De SBF’en zijn afgeleid van de visie en zijn een concrete invulling voor het komende jaar. Probeer het aantal SBF’en te beperken tot 8 à 10. Focus!

3. Formuleer Resultaten / Prestatie-Indicatoren
   Brainstorm vervolgens met de groep over de prestatie-indicatoren op de resultaatgebieden (6 t/m 9), die meetbaar maken of we op weg zijn de succesbepalende factoren te realiseren. Doe dit eventueel in kleinere groepen en altijd per SBF. Centrale vraag is: ‘Wat gaan we op de verschillende resultaatgebieden meten om het succes aan te tonen?’ In het jaarplan in A3 digitaal kunnen de prestatie-indicatoren gedefinieerd en genormeerd worden.

4. Formuleer Acties
   Bespreek en formuleer met de groep acties op de organisatiegebieden (1 t/m 5) die bijdragen aan de gewenste ontwikkeling. Centrale vraag is steeds: ‘Welke nieuwe of andere acties kunnen we nemen, zodat het resultaat dat we hebben benoemd positief beïnvloed wordt?’.
   Check of er sprake is van een gewenste balans in de aandachtsgebieden. In het jaarplan in A3 digitaal kunnen de acties nader omschrijven worden en toegewezen worden aan een actiehouder.

Versie: 5.0.6115.0